Agenda et ToDoList : les clés d'une planification réussie - Marine Gandouet
Faites de votre organisation une affaire personnelle !
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Agenda et ToDoList : les clés d’une planification réussie

Si je ne planifie pas je ne le ferai jamais

Introduction

La méthodologie que je propose dans cet article est structurante. Elle est plus adaptée aux personnalités logiques, structurées, rationnelles et méthodiques. Elle est moins compatible pour les personnes imaginatives, créatives et spontanées. La bonne nouvelle c’est qu’il existe des méthodologies adaptées pour chaque personnalité. Pour plus d’informations, je vous invite à me contacter.

Si vous ne planifiez pas, vous ne le ferez jamais !

Outil n°1 : Votre agenda 

A quoi doit vraiment servir un agenda ?

Votre agenda va vous permettre de renseigner 2 principales informations :

  • Les rendez-vous
  • Les blocs de temps ou timeblocking
 

Les rendez-vous

Vous allez pouvoir y faire figurer vos rendez-vous avec vos clients, des partenaires, des prospects, des fournisseurs avec une plage horaires bien définie dans votre agenda ! Cette partie-là est la plus commune et très utilisée parmi la plupart d’entres-vous.
 

Les blocs de temps / timeblocking

On parle là de blocs, de plage de temps d’1H, 2H ou plus, que vous allez pouvoir consacrer à l’une de vos missions
 
Pour moi par exemple ce serait : prospection, communication, formation, préparation formation, administratif, e-mails/appels, communication …
 
 L’idée c’est de verrouiller des blocs temps dans votre agenda pour vous assurer d’avancer régulièrement sur : 
  • Vos activités d’impact : qui sont stratégiques, de haute valeur ajoutée pour votre entreprise. Celles qui rapportent du business (exemple : prospection, production, rendez-vous clients, communication, création de nouveaux produits/services…). = 80% de votre temps
  • Vos activités de soutien : à assumer au quotidien, utiles, mais qui ont peu de valeur en soi (exemple : tâches administratives, e-mails, appels, compta…).
    = 20% de votre temps

Comme cela pourrait être tentant de les éviter toutes ces activités ! Les conséquences : être en permanence dans la gestion de l’urgence, de finir tard le soir, de s’épuiser, d’être stressé …

Vous pouvez donc imaginer ces blocs de temps comme des rendez-vous avec vous-même. Le nombre de blocs temps et leur durée est à déterminer individuellement selon chaque contexte biensûr. 
 
Pour vous donner un exemple, à partir d’Avril, je me suis bloqué un bloc de 2H tous les jeudis matin de 9H à 11H pour avancer sur Qualiopi, une certification que je souhaite avoir d’ici le mois de Septembre.
 
Pour vous aider, donnez-y du sens, qu’est-ce que vous allez gagner après un Timeblocking de 2H en prospection ? Qu’est-ce que vous avez à perdre si vous ne le faites pas ?

 

Tips 

  1. A vous de vous approprier votre agenda et d’y mettre de la couleur si cela favorise la lecture ou vous donne plus de plaisir à le consulter 😉 Chaque agenda possède de nombreuses fonctionnalités à aller explorer pour vous faciliter le quotidien.
  2. Utilisez la chronobiologie pour savoir à quels moments il est plus favorable de faire telle ou telle activité. Il sera judicieux par exemple de placer des activités d’impact sur des pics d’énergie et des activités de soutien plutôt sur des creuxVoir mon article sur le sujet : Ecoute ton corps
  3. Gardez aussi à l’esprit qu’un agenda vous apporte de la souplesse. Rien est figé, notre agenda à le droit de vivre. A vous de trouver le juste milieu à la fois pour se permettre de reporter des blocs temps à condition de les reporter rapidement sans pour autant que cela devienne une habitude à bout de champs.

Outils n°2 : votre ToDoList

La décharge mentale

Dans son livre La charge mentale des femmes et des hommes, le Dr Aurélia Schneider définit la charge mentale comme suit : “La charge mentale est le fait de devoir penser à un autre domaine en plus de celui dans lequel on se trouve physiquement.
 
(Photo issue du site www.myfamiliz.com)
 
Le fait d’avoir un espace pour se décharger de nos pensées et noter tout ce que l’on a en tête nous permet entre autre, de diminuer fortement sa charge mentale.

Le grand point de vigilance c’est d’avoir une liste de choses à faire (ToDoList) qui soit sans fin, où l’on ajoute plus de choses que l’on en raye. Et là cela devient inefficace même contre-productif.

Une ToDoList organisée pour gagner en efficacité

Alors une des pistes que j’ai souvent explorée par moi-même et auprès de mes clients, c’est d’avoir 3 listes à la place d’une seule. C’est Michael Linenberg qui est à l’origine de cette méthode de productivité. Vous retrouverez toutes les infos dans son livre en anglais Master your workday now.

Les 3 listes

  • 1 liste pour les tâches à faire aujourd’hui
  • 1 liste pour les tâches à faire dans la semaine
  • 1 liste pour les tâches à faire plus tard

L’idée c’est d’utiliser l’horizon temporel pour classer ses tâches par priorités. 

 

=> Liste A faire aujourd’hui Qu’est-ce qui est vraiment prioritaire à faire aujourd’hui ? Qu’est-ce que je mets sur le feu aujourd’hui ?
=> Liste A faire dans la semaine : Qu’est-ce qui est important/urgent à faire dans la semaine ? Qu’est-ce que je mets au frigo ?
=> Liste A faire plus tard : Qu’est-ce qui est à faire mais après la semaine pro, les semaines et mois suivants ? Qu’est-ce que je mets au congélateur pour les garder en stock et y revenir le moment venu ?

Quels outils pour une ToDoList ?

Vous pouvez utiliser la ToDo proposée par votre agenda. J’utilise celle de Google qui s’appelle Google Tasks. Il y a aussi Trello, ToDoist, Microsoft To Do et bien d’autres …

Voici un aperçu avec Trello qui permet de nombreuses fonctionnalités. L’outil est gratuit, pour vous inscrire et créer votre 1er tableau c’est par ici.

Vous pourrez par exemple mettre une date limite sur chaque tâche, déterminer une couleur pour des catégories de tâches et bien d’autres choses. L’avantage c’est que vous pouvez facilement faire glisser les tâches d’une colonne à une autre.

Et la version papier alors ?

Pour les plus kinesthésiques d’entre vous, il est aussi possible de vous faire une version papier, que ce soit pour la ToDoList et/ou votre agenda. 

Attention cependant à vous prévoir du temps chaque jour pour mettre à jour vos listes de choses à faire 😉

Faire matcher l'agenda et la ToDoList

C’est ce que j’ai longtemps cherché à faire sans savoir vraiment comment. J’avais avant tendance à utiliser Trello à la fois comme agenda et comme ToDoList. Et finalement je notais quand même mes rendez-vous sur mon agenda I-phone mais je les reportais aussi dans Trello, ce qui était vraiment une perte de temps et une source d’erreur possible.

Récemment je me suis décidée à sortir de mon agenda I-phone pour basculer sur l’agenda Google et la possibilité de créer des tâches et de les afficher sur mon agenda directement est devenu logique.

Afficher sa liste de tâches sur son agenda

Exemple de la création d’une tâche dans Google Agenda :
Créer une tâche sur google agenda

 

Ce que je vous invite donc à faire, c’est de créer votre liste de tâches directement sur votre agenda si c’est possible et de l’afficher dessus. Avec Google Agenda, j’ai soit la possibilité d’ajouter la liste de tâches tout en haut de la journée ou directement sur le créneau souhaité. Voici un exemple :

L’idée c’est que vous allez pouvoir faire coïncider vos blocs de temps avec votre liste de tâches. Vous me suivez ?

Une vue macro & micro grâce à ces 2 outils

Votre agenda & votre ToDoList doivent découler de vos objectifs

Comme vous êtes le maître de votre agenda et de votre ToDoList, c’est vous qui choisissez quoi y placer à l’intérieur. Oui oui oui !

Pour vraiment être efficace et surtout donner du sens à votre quotidien, avoir cette satisfaction en fin de journée, il est nécessaire d’être en permanence connecté à vos objectifs.

Si vous avez aucune idée de là où vous voulez aller, vous risquer d’aller moins vite voir de pas y aller du tout. Et si vous ne planifiez pas, vous ne le ferez jamais.

Alors voici des étapes claires :

  1. Définir vos objectifs pour l’année, le 1er trimestre, le mois à venir, la semaine
  2. Une fois votre semaine avec les 3 principaux objectifs à atteindre, remplissez et planifiez votre agenda et ToDoList selon cette direction bien définie
  3. Exécutez ce que vous avez imaginé de mieux et qui a du sens pour vous 
  4. Appréciez le résultat, les efforts fournis, la sensation d’accomplissement
  5. Félicitez-vous et offrez-vous une récompense (moment de détente, un repas partagé, un temps pour regarder un épisode d’une série …).
 

Avoir une vue macro & micro 

Finalement, en suivant toutes ces étapes, vous aurez ainsi à la fois une vue globale de ce que vous souhaitez accomplir dans l’année, mais également une vue plus précise de chaque journée ! 
 

Alors, quelle est la 1ère petite action que vous allez mettre en place dès aujourd’hui ?

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